デジタル化が進んでいる昨今、それでも紙の書類をコピーする機会がゼロになったわけではありません。どのような業種でも、多少は紙の書類をコピーすることがあります。
例えば、一見書類のコピーとは無関係に思える食品の販売店。しかし実際は、発注書や日々の売り上げの記録等をコピーし、保管しておかなければなりません。パソコンのデータ上に保管することも可能ですが、従業員のスキルを考慮し、紙媒体で保管している店舗は少なくないでしょう。
印刷枚数が少ない場合はレンタルがおすすめ
まったくコピー機を使わないわけではない。それでも使用する機会が限られていて、印刷する枚数もそれほど多くない。このような場合、コピー機の購入や買い替えを躊躇ってしまうケースが多いです。導入にかかる費用が高額であるためです。コピー機の購入にかかる費用の相場は、安価な製品だと50万円前後、機能が充実した製品だと150万円前後かかります。使用頻度が低いとはいえ、ある程度年数が経てば不具合が生じやすくなることを考えると、高額な初期費用をかけてコピー機を購入するのは、もったいないようにも思えます。
初期費用が気になる場合、レンタルという形でコピー機を導入する方法があります。購入ほど高額な初期費用が発生せず、レンタル会社によっては1万円未満で済むこともあります。
カウンター料金のみ支払いのプランを選択しましょう
コピー機をレンタルする場合、注意点があります。プランの選び方によっては、ランニングコストが高額になってしまう点です。
コピー機をレンタルする場合の費用は、印刷枚数をもとに算出されるカウンター料金が適用されるのが一般的です。しかし、プランによって月額の最低基本料金が決まっているケースと、決まっていないケースがあります。最低基本料金とは、発生したカウンター料金に関係なく、必ず毎月支払う必要がある料金のこと。
例えば、最低基本料金が3,000円の場合、1ヶ月に3,000円分のコピーをしていなくても、最低基本料金である3,000円の費用がかかります。印刷枚数が少ない場合、最低基本料金がなく、カウンター料金のみで費用が決定するプランがおすすめです。
こちらの業者のように、最低基本料金があるプランと、ないプランの両方を設けている場合もあります。コピー機をレンタルする前に、1ヶ月にどれくらいのカウンター料金がかかるのかを計算して、最低基本料金を超える枚数をコピーするなら基本料金ありのプランを、超えない枚数のみコピーするなら基本料金なしのプランを選べます。
プランの内容やカウンター料金、最低基本料金はレンタル会社によって様々。さらには提供されているコピー機の種類にも違いがあります。レンタル会社を選ぶ時は、そのように様々な要素を比較検討することで、自店舗に合った製品を、適切なコストで借りることができます。先ほどご紹介したレンタル会社は用途に合わせた提案してくれるため、初めてコピー機をレンタルする場合は、相談してみてはいかがでしょうか。
