職場において、整理整頓を心がけることで業務の効率化が期待できることはご存じですか？整理整頓すべき場所は、従業員ごとに与えられている個人スペースのみならず、印刷機など備品が置かれている共用部分も同様です。共用部分、特に廊下に物が散らかっている状態では普段の行き来にも困るうえに、万が一地震や火事など、緊急事態が起きた場合に避難がスムーズにいかなくなるおそれがあります。
とはいえ、職場を整理整頓しよう！と決め、従業員に呼びかけたところで、今までが汚いのであれば率先して片づけをしてくれる従業員はまれでしょう。そこで重要なのが、整理整頓の重要性を示すことと、「誰かがやるだろう」と人任せにするのではなく、自分から率先して動くことです。特に重要なのは積極的に行動することです。誰かがやらなければ事態が動かないのであれば、その誰かになる行動力はきっと業務の場でも役立つことでしょう。
1人でも始められる、職場の整理整頓
もし、あなたが従業員の中でも平社員に近い立場であれば、整理整頓をしようと周囲の人に声をかけるのはためらわれるかもしれません。それならばまず、自分1人から始めることをおすすめします。はじめは自分のデスクから片付けましょう。
書類を片付けるのであれば、平置きにするよりも縦置きにしましょう。クリアファイルに入れ、さらにクリアファイルホルダーを使うことで書類を案件ごとにまとめ、すぐに手に取れるようになります。平置きにすると何がどこにあるかすぐにはわかりませんが、縦置きにすれば必要な1枚のみをピンポイントに取り出すこともできます。
私たちは普段「整理整頓」とひとつの言葉のように使ってしまいがちですが、実は「整理」と「整頓」は似てはいるものの別の意味を持つ言葉です。整理の意味はみなさんご存じでしょうが、「整頓」はどうでしょうか？整頓とは、物事をきちんと整える、という意味があります。物の定位置を決めることで、整頓となります。
自分のデスクをすっかり整理整頓したのであれば、今度は共用部のものを片付けましょう。とはいえ、勝手に物を動かしては他の従業員が混乱してしまう可能性があります。乱れている物を整理するなど、物の居場所はなるべく動かさないようにしましょう。
余裕があれば備品の整理整頓もしましょう
あなたが職場の中でもある程度の立場にあるのなら、備品の整理整頓も行いましょう。どこになにがあるかをはっきりさせることで、業務の効率化を期待できます。さらにしばらく使っておらず、今後も使う予定がないものを発見することもあります。そのような場合には処分を考える必要があります。ただ処分するだけではなく、価値のあるものであれば買取に出すことで備品の保管スペースを空けるうえ、本当に必要なものを購入する資金にすることもできます。
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