1日にこなす業務量を増やすためには、効率アップが重要です。短時間で多くの業務をこなせるように、成果を出せるように努めることが、企業のためになります。
本来であれば、社員それぞれが効率を考えて業務を遂行できることが理想です。しかし、従業員の仕事に対する熱意は人により異なります。すぐに全員に効率を意識させることは難しいでしょう。
ここでは、会社側ができる務効率アップのための工夫についてを考えてみましょう。
1日の業務を明確にする仕組みを作る
その日に対応する業務が明らかになっていれば、それぞれの業務の重要度や期限を比較しやすく、優先順位をつけやすいです。優先順位をつけて業務にあたることで、その日本当に必要な業務に集中することができるようになります。
例えば、朝礼時や勤務を始めた直後に、その日の業務を報告する仕組みを作ることで、社員全員がその日の業務を把握することができます。
この時、最低限同じチームに属する社員にも、その日に対応する業務を共有しておくと良いでしょう。必要ならばアドバイスをもらえたり、忘れている業務について指摘してもらえたりする可能性があります。
報告、連絡、相談をしやすい関係を築く
業務を進める上で、同じ企業に属する他の社員とコミュニケーションをとることは必要不可欠です。つど報告、連絡、相談をすることで、会社全体で業務を円滑に進めることができるようになります。
しかし、話しかけづらい雰囲気を作ってしまっては、声をかけることをためらう社員も出てしまいます。日頃から社員同士の距離が縮まるように図ることで、重要なこともためらわずに話すことができます。
そのため、仕事の話だけでなく、雑談を社内でするように意識しましょう。話をするのは、些細な内容でも構いません。もし、相手の好きなものがわかっていれば、そういったものをきっかけに話題を広げていきましょう。スポーツが好きな人なら、「昨日の試合見た？あのチームが勝ったね」など、たわいのない会話をすることで、場が和みます。好きなものがわからないときは、相手のことを知れるような楽しい話題で話をしましょう。
社員1人ひとりに、余裕のなさそうな雰囲気を作らないように徹底することも重要です。自分がどのように見えるかは分かりにくいため、互いに指摘するような仕組みを導入しましょう。
コア業務に集中できる環境を作る
業務には、利益に直結するコア業務の他に、直接的には利益にはつながらないノンコア業務があります。ノンコア業務を多く抱える社員は、コア業務に費やす時間が少なく、思ったように仕事がはかどらないという意見があります。代行サービスなどを利用し、ノンコア業務の負担をいかに減らせるかが、業務の効率を上げる大きなカギです。
負担が大きなノンコア業務の一例としては、社宅の管理が挙げられます。専門的な知識を必要とするため、知識が少なく経験が浅い社員には大きな負担となります。テンタエースのように、社宅管理に関する業務の大部分を任せられる代行サービスを利用して、社員の業務量を減らすことが推奨されます。テンタエースの社宅代行サービス詳細→ https://valuepartner.ntt-ba.co.jp/solution/tentaace/
もちろん、会社で業務の効率を上げるサポートをするだけで満足するのではなく、社員達に対して、効率の重要性を理解してもらえるような指導もしなければなりません。ただし、その際は時間だけではなく、仕事の質も重要であるときちんと補足するようにしてください。
【更新日：令和3年4月21日】
